Hvad er mødebooking?
Mødebooking er en grundlæggende del af salgsprocessen for enhver virksomhed. I takt med digitaliseringen har vundet ind på handelsscenen, er flere sælgere begyndt at nedprioritere mødebooking, da det måske ikke længere virker særlig relevant, og kan også ses som tidskrævende i en ellers travl hverdag.
Men mødet mellem dig og din potentielle kunde, samarbejdspartner eller nye leverandør, er langt mere afgørende, end man måske skulle tro. Vi ved alle, at førstehåndsindtrykket kan gøre en kæmpestor forskel, når vi mødes med andre. Dette gælder også, blot fordi det er i virksomhedsøjemed, at mødet foregår.
Det første møde handler dog ikke kun om det indtryk, du giver, men også om at få etableret det rette grundlag, skabt et positivt og konstruktivt miljø, og at få slået de rigtige toner an. Alle disse faktorer er med til at danne grobund for en stærk, varig relation, hvad end du søger nye markeder, partnere, producenter, eller kunder.
Dette besvarer i korte træk spørgsmålet, hvad er mødebooking?
B2B-mødebooking
Inden for B2B-handel er mødebooking i høj grad en vigtig disciplin. Til forskel for B2C-handel, tænker du automatisk mere langsigtet når du handler med andre virksomheder. Her mere end noget andet sted bør der være fokus på holdbare relationer og varigt samarbejde, som sikrer fælles vækst.
En typisk fejl med B2B-mødebooking er at søge møder med virksomheder, hvor dit fokus “kun” er at lande et salg. Hvis du skifter din optik til i stedet at være rettet mod at skabe og vedligeholde tætte samarbejder, som ikke kun fordrer din egen fremgang, men også udvikling og vækst for den part, du rækker ud til, så vil du på sigt opleve, at din B2B-mødebooking vil blive ikke kun mere målrettet og mere effektiv, men også kaste mere af sig på bundlinjen, da det vil munde ud i flere af de salg, som du til at starte med håbede på.
Sørg derfor for at din dedikerede B2B mødebooker er skarp på din plan og dit budget. Hvad end du hyrer en ekstern B2B mødebooker eller bruger en inhouse, er det vigtigt, at vedkommende er indforstået med strategien på forhånd. Det handler ikke blot om at booke et møde, men at booke det rigtige møde.
3 gode mødebooking-tips
1) Planlæg, forventningsafstem, definér
Allerede inden du kaster du over mødebooking, bør du afklare med dig selv og dine kolleger, hvad din plan er for mødet, hvilket forventninger, du har, og derudfra definere dit mål med mødet. Det lyder måske selvindlysende, men mange begår den fejl, at de blot finder mulige kundeemner, og derefter rækker ud til dem, for så at “tage den på rutinen”.
Selvom det er sandt, at dygtige sælgere er omstillingsparate og gode til at navigere selv i samtaler og forhandlinger, som er opstået lidt ud af det blå, så bør du ikke tage den tilgang når det kommer til mødebooking. Forberedelse er nøglen. Sørg for at være skarp på præcis:
- hvem du rækker ud til
- hvorfor du rækker ud til netop dem
- hvad du kan tilbyde, og ikke mindst hvad de får ud af det
- hvad du forventer at få ud af det
- hvor langt du er villig til at strække dig i en eventuel forhandling
- hvilke alternative løsninger, der eventuelt kan foreslås.
Det lyder måske som en lang to-do liste at løbe igennem før du kaster dig over mødebooking, men du vil til gengæld blive godt forberedt og fremstå superklar på “hvad” og “hvorfor”.
2) Kend dine kontakter
Definitionen på mødebooking er i langt de fleste tilfælde at række ud til kontakter, du faktisk ikke kender. Det vil sige, du har ikke været i kontakt med dem før. Mødebooking drejer sig altså oftest om hvordan du etablerer den gode kontakt for den første gang.
Derfor kan det lyde paradoksalt at du skal kende dine kontakter på forhånd. Men med det menes der, at du har gjort dit hjemmearbejde omkring dem. I første omgang bør du sikre dig, at du har udvalgt den rette målgruppe. Det indebærer ikke blot indsnævring, men også kvalificering, det vil sige at du ud fra en udfærdiget profil har fundet kundeemner, som passer på din målsætning.
I anden omgang bør du så yderligere indsnævre din målgruppe. Ved at kuratere dine mulige kundeemner ud fra relevante kriterier vil du stå tilbage med de stærkeste bud på fremtidige kunder. Disse kriterier kan for eksempel være:
- størrelse
- købekraft/budget
- anciennitet
- referencer.
3) Prioriter din tid og dine ressourcer
Sørg altid for at være effektiv med din tid. Det gælder inden for al handel og for alle virksomheder. Men især når det kommer til mødebooking. Inden for mødebooking ser man nemlig ofte, at tidsplanen skrider. Der er utroligt mange praktiske henseender at tage, hvad end du forsøger at booke et fysisk møde eller et online.
Et typisk mødebookingsforløb vil bestå af mange emails eller opkald, ofte før du overhovedet får kontakt til rette vedkommende i den anden ende. Der kan være sygdom, barsel, travlhed eller mange andre faktorer, som spiller ind i at mødet må udsættes eller omstruktureres.
Mødebooking handler altså ikke kun om at gribe knoglen, taste nummeret og få enten et “ja” eller “nej” til et møde. Alle er travle, og det gælder især andre virksomheder. Sørg derfor for, at du prioriterer din tid. På den måde undgår du telefonkøer, mislykkede opkald, og skredne tidsplaner. Budgetér med uforudsete hændelser og sæt passende mængder tid og ressourcer af.
Det er igen derfor, planlægningen er så afgørende. Den tid, du bruger før den egentlig mødebooking finder sted, sparer dig enorme mængder tid og kræfter i sidste ende. God planlægning bør nemlig ikke kun mindske mange af de tekniske og praktiske formalia – og dermed gøre selve processen for mødebooking så kortvarig og effektiv som mulig – den sikrer dig også, at du ikke spilder tiden på irrelevante kundeemner.
