Vad är mötesbokning?
Mötesbokning är en grundläggande del av försäljningsprocessen för alla företag. I takt med att digitaliseringen har gjort sitt intåg på försäljningsscenen har många säljare börjat nedprioritera mötesbokningen eftersom den kanske inte längre känns relevant och dessutom kan upplevas som tidskrävande i en annars hektisk vardag.
Men mötet mellan dig och din potentiella kund, affärspartner eller nya leverantör är mycket mer avgörande än du kanske tror. Vi vet alla att det första intrycket kan göra stor skillnad när vi möter andra människor. Detta gäller även om mötet är i affärssyfte.
Det första mötet handlar inte bara om det intryck du gör, utan också om att lägga rätt grund, skapa en positiv och konstruktiv miljö och ange rätt ton. Alla dessa faktorer bidrar till att lägga grunden för en stark och varaktig relation, oavsett om du letar efter nya marknader, partners, tillverkare eller kunder.
Kort sagt, detta svarar på frågan vad mötesbokning är?
Bokning av B2B-möten
Inom FÖRETAG-TILL-FÖRETAGInom B2B-handeln är mötesbokning en mycket viktig disciplin. Till skillnad från B2C-handeln tänker man automatiskt mer långsiktigt när man gör affärer med andra företag. Här, mer än någon annanstans, bör fokus ligga på långvariga relationer och varaktigt samarbete för att säkerställa ömsesidig tillväxt.
Ett vanligt misstag vid bokning av B2B-möten är att söka möten med företag där ditt fokus "bara" är att få till stånd en försäljning. Om du flyttar ditt fokus till att skapa och upprätthålla nära samarbeten som inte bara gynnar din egen framgång, utan också utvecklingen och tillväxten hos den part du når ut till, kommer du så småningom att upptäcka att din B2B-mötesbokning inte bara blir mer målinriktad och mer effektiv, utan också kommer att löna sig på sista raden, eftersom det kommer att resultera i fler av de försäljningar du ursprungligen hoppades på.
Se därför till att din dedikerade B2B-mötesbokare är tydlig med din plan och budget. Oavsett om du anlitar en extern B2B-mötesbokare eller använder en intern, är det viktigt att de förstår din strategi i förväg. Det handlar inte bara om att boka ett möte, utan att boka rätt möte.
3 bra tips för mötesbokning
1) Planera, anpassa förväntningar, definiera
Redan innan du börjar boka möten bör du klargöra för dig själv och dina kollegor vad du har för plan för mötet, vilka förväntningar du har och utifrån det definiera ditt mål för mötet. Det låter kanske självklart, men många gör misstaget att helt enkelt hitta potentiella leads, kontakta dem och sedan "köra på".
Även om det är sant att duktiga säljare är anpassningsbara och bra på att navigera i samtal och förhandlingar som kommer från ingenstans, bör du inte ha samma inställning när det gäller att boka möten. Förberedelse är nyckeln. Se till att du är skarp och precis:
- Vem du når ut till
- Varför du vill nå ut till dem
- Vad du kan erbjuda och vad de får ut av det
- Vad du förväntar dig att få ut av det
- Hur långt du är beredd att gå i en eventuell förhandling
- Vilka alternativa lösningar kan föreslås, om några.
Det kan låta som en lång att-göra-lista att gå igenom innan du ger dig i kast med mötesbokning, men du kommer att vara väl förberedd och ha stenkoll på "vad" och "varför".
2) Känn till dina kontakter
Definitionen av mötesbokning är i de flesta fall att nå ut till kontakter som man egentligen inte känner. Det vill säga att du inte har varit i kontakt med dem tidigare. Mötesbokning handlar ofta om hur man etablerar en bra kontakt för första gången.
Så det kan låta paradoxalt att du behöver känna till dina kontakter i förväg. Men vad det betyder är att du har gjort din hemläxa om dem. För det första bör du se till att du har valt rätt målgrupp. Det handlar inte bara om att smalna av utan också om att kvalificera, vilket innebär att du har hittat leads som matchar ditt mål utifrån en färdig profil.
I det andra steget bör du ytterligare begränsa din målgrupp. Genom att sortera dina potentiella leads utifrån relevanta kriterier kommer du att få de starkaste buden på framtida kunder. Dessa kriterier kan t.ex. vara
- Storlek
- Köpkraft/budget
- senioritet
- Referenser.
3) Prioritera din tid och dina resurser
Var alltid effektiv med din tid. Det gäller i alla branscher och för alla företag. Men särskilt när det gäller mötesbokning. När det gäller mötesbokning ser man ofta att scheman glider. Det finns så många praktiska överväganden att ta hänsyn till oavsett om du försöker boka ett fysiskt möte eller ett online-möte.
En typisk mötesbokningsprocess består av många mejl eller samtal, ofta innan du ens kommer i kontakt med rätt person i andra änden. Sjukdom, föräldraledighet, hög arbetsbelastning eller många andra faktorer kan innebära att mötet måste skjutas upp eller omstruktureras.
Mötesbokning handlar inte bara om att ta tag i ett ben, slå ett nummer och få ett "ja" eller "nej" till ett möte. Alla är upptagna, särskilt andra företag. Så se till att du prioriterar din tid. På så sätt undviker du telefonköer, misslyckade samtal och missade tidsplaner. Budgetera för oförutsedda händelser och avsätt tillräckligt med tid och resurser.
Det är återigen därför som planering är så avgörande. Den tid du lägger ner innan den faktiska mötesbokningen äger rum sparar dig enorma mängder tid och ansträngning i slutändan. En bra planering minimerar inte bara många av de tekniska och praktiska formaliteterna - vilket gör själva mötesbokningsprocessen så kort och effektiv som möjligt - utan säkerställer också att du inte slösar tid på irrelevanta leads.
