Vad är mötesbokning?
Mötesbokning är en grundläggande del av försäljningsprocessen för alla företag. I takt med att digitaliseringen har kommit in på handelsscenen börjar allt fler säljare att nedprioritera mötesbokning eftersom det kanske inte längre verkar särskilt relevant och dessutom kan ses som tidskrävande under en annars hektisk dag.
Men mötet mellan dig och din potentiella kund, partner eller nya leverantör är mycket viktigare än du kanske tror. Vi vet alla att det första intrycket kan göra stor skillnad när vi möter andra. Detta gäller även om mötet endast sker i affärssyfte.
Det första mötet handlar dock inte bara om det intryck du gör, utan också om att skapa en bra grund, skapa en positiv och konstruktiv miljö och sätta rätt ton. Alla dessa faktorer bidrar till att bygga upp en stark och varaktig relation, oavsett om du letar efter nya marknader, partners, producenter eller kunder.
Detta är ett kort svar på frågan: Vad är mötesbokning?
Bokning av B2B-möten
Inom B2B-handel är mötesbokning en mycket viktig disciplin. Till skillnad från B2C-handel tänker du automatiskt mer långsiktigt när du handlar med andra företag. Här mer än någon annanstans bör fokus ligga på varaktiga relationer och ett varaktigt samarbete som garanterar ömsesidig tillväxt.
Ett typiskt misstag när du bokar B2B-möten är att söka möten med företag där ditt fokus "bara" är att få en försäljning. Om du flyttar ditt fokus till att skapa och upprätthålla nära partnerskap som inte bara driver din egen framgång, utan även utvecklingen och tillväxten hos den part du når ut till, kommer du så småningom att upptäcka att din B2B-mötesbokning inte bara blir mer målinriktad och effektivare, utan också kommer att ge mer utdelning på slutresultatet, eftersom det kommer att resultera i mer av den försäljning du ursprungligen hoppades på.
Se därför till att din dedikerade B2B-mötesbokare är tydlig med din plan och budget. Oavsett om du anlitar en extern B2B-mötesbokare eller om du använder en intern bokare är det viktigt att de är tydliga med strategin i förväg. Det handlar inte bara om att boka ett möte, utan om att boka rätt möte.
3 bra tips för mötesbokning
1) Planera, ställa upp förväntningar, definiera
Redan innan du börjar boka möten bör du klargöra för dig själv och dina kollegor vad du planerar för mötet, vilka förväntningar du har och vad du har för mål med mötet. Det kan låta uppenbart, men många gör misstaget att bara hitta potentiella leads, ta kontakt med dem och sedan "ta det på sängen".
Även om det är sant att skickliga säljare är anpassningsbara och bra på att navigera även i samtal och förhandlingar som kommer helt plötsligt, bör du inte använda samma tillvägagångssätt när det gäller mötesbokning. Förberedelse är nyckeln. Se till att du är skarp på pricken:
- vem du når ut till
- varför du når ut till dem
- vad du kan erbjuda och inte minst vad de får ut av det.
- vad du förväntar dig att få ut av det
- hur långt du är villig att sträcka dig i en eventuell förhandling
- vilka alternativa lösningar som kan föreslås.
Det kan låta som en lång lista att gå igenom innan du börjar boka möten, men du kommer att vara väl förberedd och ha klart för dig vad och varför.
2) Känn till dina kontakter
Definitionen av mötesbokning innebär i de allra flesta fall att man når ut till kontakter som man inte känner. Det vill säga att du inte har varit i kontakt med dem tidigare. Mötesbokning handlar alltså främst om hur du tar rätt kontakt första gången.
Därför kan det verka paradoxalt att du behöver känna till dina kontakter i förväg. Men med det menar du att du har gjort din hemläxa om dem. Först och främst bör du se till att du har valt rätt målgrupp. Det handlar inte bara om att begränsa utan också om att kvalificera, dvs. att du utifrån en förberedd profil har hittat potentiella kunder som passar ditt mål.
I det andra steget bör du sedan ytterligare begränsa din målgrupp. Genom att sortera ut dina potentiella kunder utifrån relevanta kriterier får du de starkaste erbjudandena om framtida kunder. Dessa kriterier kan till exempel vara:
- storlek
- köpkraft/budget
- senioritet
- Referenser.
3) Prioritera din tid och dina resurser
Var alltid effektiv med din tid. Detta gäller all handel och alla företag. Men särskilt när det gäller mötesbokning. När du bokar möten upptäcker du ofta att schemat glider. Det finns otroligt många praktiska överväganden att ta hänsyn till, oavsett om du försöker boka ett fysiskt möte eller ett online-möte.
En typisk mötesbokningsprocess består av många e-postmeddelanden eller samtal, ofta innan du ens får kontakt med rätt person i andra änden. Det kan vara sjukdom, moderskap, upptagna scheman eller många andra faktorer som gör att mötet måste skjutas upp eller omstruktureras.
Mötesbokning handlar alltså inte bara om att ta ett ben, ringa ett nummer och få antingen ett "ja" eller "nej" till ett möte. Alla är upptagna, och det gäller särskilt andra företag. Se därför till att prioritera din tid. På så sätt undviker du telefonköer, misslyckade samtal och försenade scheman. Budgetera för oförutsedda händelser och avsätt tillräckligt med tid och resurser.
Det är också därför som planering är så viktigt. Den tid du lägger ner innan du bokar mötet sparar dig mycket tid och arbete i slutändan. En bra planering bör inte bara minska många av de tekniska och praktiska formaliteterna - och därmed göra själva mötesbokningsprocessen så kort och effektiv som möjligt - utan också se till att du inte slösar tid på irrelevanta leads.
